.jpg "Evolutie MRO")
Evolutie MRO: Focus op veiligheid, duurzaamheid, betrouwbaarheid
“Van een reactieve naar een proactieve MRO-benadering”, zo omschrijft Johnny Cautaerts (Regio Segment Manager Industry bij Cebeo) het. Reactief zijn we bij Cebeo nog steeds, in die zin dat we dringende producten – mits op voorraad – onmiddellijk kunnen leveren. Belangrijker nog ter optimalisatie van jouw dagdagelijkse productieproces, is onze proactieve benadering, waarbij we je werkwijze en machinepark in kaart brengen en nieuwe, intelligente producten aanreiken die preventief onderhoud vereenvoudigen.
.jpg "Project De lijn")
Project De Lijn: “Konden ons het beste vinden in organisatiemodel van Cebeo”
Cebeo en De Lijn slaan, al zeker voor de komende drie jaar, de handen in elkaar. Dat kun je letterlijk opvatten, want De Lijn besliste – na een uitgebreide openbare aanbesteding – dat Cebeo voor hen de best mogelijke partner vormt voor handgereedschappen. En wij? Wij zijn uitermate trots partner te mogen zijn voor een instelling die garant staat voor mobiliteit en actieve CO2-verlaging. Ontdek meer over onze samenwerking in onze nieuwe Cebeo Industry 2.
.jpg "Integreer het met onze e-business!")
Een eigen IT-systeem voor orders en facturen? Integreer het met onze e-business!
Dankzij een Cebeo e-business integratie kan informatie bijzonder efficiënt uitgewisseld worden tussen ons systeem en dat van jou. Op die manier verhogen we niet alleen de snelheid van werken – gaande van artikelinformatie opzoeken, over bestellingen plaatsen tot de uiteindelijke facturatie – maar wordt tevens het risico op fouten tot een minimum beperkt. In onze nieuwe Cebeo Industry 2 loodst onze e-Business Manager Freddy Spanhove je door het praktische proces.
Evolutie MRO: Focus op veiligheid, duurzaamheid, betrouwbaarheid
.jpg "Johnny Cautaerts (Regio Segment Manager Industry)")
Van een reactieve naar een proactieve MRO-benadering, zo omschrijft Johnny Cautaerts (Regio Segment Manager Industry) het. Johnny: “Het is de taak van onze fabrikanten en leveranciers om producten te ontwikkelen. Maar daar stopt het niet. Het is – naast de toelevering – aan Cebeo om de kennis rond die nieuwe producten te capteren en te delen met jou, onze klant. We houden hierbij niet enkel rekening met de noden van de technische dienst in je bedrijf die zich dagelijks buigt over de efficiëntie van het machinepark, maar ook met de aankoopdienst die zich ontfermt over kosten en baten. Ons doel? Alle betrokken medewerkers in je bedrijf informeren en opleiden om zo, met de nieuwste technologieën, tot een verhoogd en geoptimaliseerd productieproces te komen. Steeds met het oog op veiligheid, duurzaamheid en betrouwbaarheid.”
Cebeo, jouw elektrotechnische groothandel
In eerste instantie is Cebeo uiteraard je groothandel, met een uitgebreid assortiment, gaande van heel courante elektrotechnische producten tot oplossingen voor industriële specialisaties. Bij ons vind je alles onder één dak. Johnny: “Er valt veel te besparen door je aankopen te bundelen bij één leverancier. Je vereenvoudigt namelijk niet alleen het aankoopproces voor de betrokken collega(‘s), maar bespaart ook doordat de administratieve kosten slechts één keer worden aangerekend.”
Cebeo, jouw magazijn
Cebeo reduceert je eigen voorraden, en de ruimte die deze in beslag nemen. In ons ruim assortiment met meer dan 1.300.000 referenties vind je vast en zeker de nodige elektrotechnische producten. Johnny: “Is dit niet het geval? Zijn er bepaalde elektrotechnische producten of merken die je met een bepaalde regelmaat wenst af te nemen, die nog niet tot ons aanbod behoren? Dan nemen wij deze voor je op, en voorzien we een voorraad zodat jouw productieproces nooit hoeft stil te staan. Dankzij onze uitstekende logistiek – onder andere via ons eigen transportbedrijf Sobe-Log – ben jij zeker dat je te allen tijde, ook in crisissituaties, van een uiterst snelle levering kunt genieten.”
.jpg "ons ruim assortiment met meer dan 1.300.000 referenties")
Cebeo, jouw energiemonitor
Terwijl bedrijven vroeger vooral op productniveau wilden besparen door dus bijvoorbeeld minder stock aan te leggen, zien we meer en meer dat bedrijven willen inzetten op het ecologische aspect. Johnny: “En dat is logisch. Wij denken er bij Cebeo ook zo over. Maar omdat het logisch is, is het daarom niet per se eenvoudig. Ook hier spelen wij onze rol, en kunnen we je helpen met milieuvriendelijke oplossingen. Een voorbeeld hiervan is “waste management”: we leveren onze producten in MRO-boxen (= herbruikbare plastic box met return flow) in plaats van kartonnen dozen. En het gaat verder. Is jouw site bijvoorbeeld verouderd op vlak van verlichting? Wij kunnen aan de hand van een lichtstudie door onze specialisten, adviezen geven om je energiefactuur naar beneden te krijgen. Een investering in LED loont mogelijks de moeite. We beschikken over zes Cebeolightstudio’s in Bergen, Brugge, Erembodegem, Gent, Lokeren en Turnhout.”
.jpg "partner voor jouw productiebedrijf")
Cebeo, partner voor jouw productiebedrijf
Johnny: “Vroeger kregen we hoofdzakelijk een reactieve rol toebedeeld: het aanleveren van producten als machines defect zijn – als het met andere woorden al te laat is. Tegenwoordig benaderen we je bedrijf en projecten op een proactieve manier. Zo lopen we steeds een stapje vooruit op de feiten en helpen we je je doelstellingen te behalen. We begeleiden door intelligente producten aan te reiken die je helpen om onderhoudsroutines in te plannen en zo aan preventief onderhoud te doen. Zo worden eventuele pannes vermeden. Indien een crisissituatie zich toch voordoet, kan je uiteraard rekenen op een snelle levering. Ons ultieme doel? Je machinepark zo performant mogelijk maken. Je haalt bovendien meer uit je machines én creëert ruimte voor je personeel door te digitaliseren. Welkom in Industrie 4.0.”
Cebeo Competence Centers
Onze specialisten zijn steeds op de hoogte van de laatste trends en technologieën en delen deze kennis met plezier, ter optimalisatie van je bedrijf. Cebeo beschikt niet enkel over meer dan 50 filialen, maar eveneens over vier Cebeo Competence Centers (of kortweg COC’s) in Drogenbos, Grâce-Hollogne, Kortrijk en Temse. Onze specialisten ter plaatse doen het ontwerp en rekenwerk voor verdeelborden voor jou.
.jpg "Cebeo Competence Centers")
Project De Lijn: “Konden ons het beste vinden in organisatiemodel van Cebeo”
De Lijn klopt voortaan bij Cebeo aan voor zijn (hand)gereedschappen. In de zomer van 2019 plaatste de Vlaamse vervoermaatschappij een openbare aanbesteding voor een tooling contract voor heel Vlaanderen. Cebeo is trots te mogen meedelen dat De Lijn dus voor een samenwerking met ons kiest, en dit alvast voor de komende drie jaar. Ruben Pijl (Teambegeleider bij De Lijn) verklaart waarom de keuze op Cebeo viel.
Kwestie van met de deur in huis te vallen: waarom hebben jullie voor Cebeo als partner gekozen?
Ruben: “De Lijn ging met deze aanbesteding op zoek naar een betrouwbare partner voor zijn +900 technici, die dagdagelijks instaan voor het onderhoud, herstel en opbouw van het voertuigpark en zijn infrastructuur. ‘Betrouwbaar’ wil in dit geval zeggen dat de partner bereikbaar is voor het aanleveren van handgereedschap, maar ook lokaal aanspreekbaar is, een vertrouwelijk gezicht vormt, over de nodige productkennis beschikt en meedenkt over technische uitdagingen die het werk vergemakkelijken. Dit alles vonden we in het organisatiemodel van Cebeo. Uiteraard is het kostenplaatje niet onbelangrijk en vormde dit één van de belangrijkste factoren die we aftoetsten tijdens de gunning. Dankzij de goede afspraken tussen Cebeo en zijn leveranciers kan De Lijn aan een marktconforme prijs gereedschappen aankopen.”
Hoe verliep de aankoop van gereedschappen vroeger, en waaruit bleek de noodzaak om het anders te gaan doen?
Ruben: “Vóór 2020 was De Lijn opgedeeld in vijf directies – één per provincie – met een centrale overkoepelende zetel in Mechelen. Dit maakt dat aankopen van handgereedschappen voornamelijk een regionaal gebeuren was. De centrale aankoopdiensten in Mechelen stelden via het centrale magazijn in Antwerpen wel een aantal artikelen beschikbaar, maar dit was eerder beperkt in gamma. Ook het proces van aankoop tot aanlevering was onvoldoende afgestemd met de regionale afnemers, met lange leveringstermijnen tot gevolg.”
“Sinds 2020 is De Lijn, als extern verzelfstandigd agentschap, overgeschakeld op een BU onder één directiecomité, waarbij de BU-techniek en Supply Chain sterk inzet op het afsluiten van enkele grote raamcontracten. De Lijn kan zo zijn aanbesteding richten op één totale BU, SPOC voor de leverancier beperken, proces tot aankoop vereenvoudigen, werkmiddelen standaardiseren en het schaalvoordeel toepassen, om uiteindelijk tot een goede afspraak te komen met de leverancier.”
Jullie gaven zelf aan welke merken jullie verkiezen. Vanwaar jullie keuze voor deze merken?
Ruben: “De inkoopdienst heeft samen met de BU-techniek en Supply Chain onderzoek gedaan naar de reeds aanwezige huismerken op de werkvloer. Elke technicus heeft zo zijn/haar eigen merkvoorkeur afhankelijk van de ergonomie, prestatie, levensduur, design … Het was belangrijk dat het raamcontract een selectie van deze merken zou vertegenwoordigen. Hierdoor bouwen we verder op de aanwezige standaard in onze werkplaatsen en behouden we de tevredenheid van onze gebruikers.”
Keuze van de merken:
Klein niet-elektrisch gereedschap:
Facom - Beta - Stahlwille
Klein elektrisch gereedschap:
Bosch Professional - Makita - Milwaukee
Pneumatisch gereedschap:
Chicago Pneumatic - Rodcraft - Red Rooster
.jpg "De Lijn - Het contract loopt intussen enkele maanden.")
Hoe verloopt het contact met onze business support-medewerker Michel Van den bossche?
Ruben: “Michel kent het aankoopdossier van De Lijn goed en begrijpt de noden van onze lokale afnemers. Het is ook zo dat De Lijn al een regionale klant bij Cebeo was in West- en Oost-Vlaanderen, wat maakt dat er reeds een regionale klantenbinding was. Echter liggen de uitdagingen van een raamcontract anders: op grotere schaal moeten processen in kaart gebracht worden en een goede voorbereiding is essentieel vóór de effectieve lancering naar de business. Hierbij is een pragmatische aanpak in de opstartfase nodig, waarbij de vertrouwensband in nieuwe regio’s voor Cebeo nog moet groeien. Hier speelt Michel een goede verbindingsofficier tussen contactpersonen bij De Lijn en de regionale vertegenwoordigers van Cebeo. Ook dankzij de snelle service en hands-on aanpak bekomen we een goede verstandhouding.”
Het contract loopt intussen enkele maanden. Merken jullie reeds verbetering in jullie aankoopproces?
Ruben: “Op vraag van De Lijn heeft Cebeo de eerste maanden van het contract vooral ingezet op kennismaking van zijn lokale afnemers via de regionale vertegenwoordigers en kenden we een voorzichtige start met +300 bestellijnen. Momenteel is er een tijdelijke ontwikkeling opgezet via een SharePoint bestelapplicatie, waarbij Cebeo van de lokale afnemer een aankoopwens doorgemaild krijgt, op basis van catalogus artikelnummers. Dit semiautomatisch proces zorgt op zich al voor een uniforme werkwijze over heel de organisatie, een archief van data aankopen en leveringsbewijzen, een communicatielink tussen aanvrager en regionale vertegenwoordiger … Binnenkort verkrijgen we bovendien een SAP punch-out catalogus koppeling tussen Cebeo en De Lijn. Dit zal het aankoopproces verder vereenvoudigen.”
Is de aankoopprocedure voor alle betrokken medewerkers bij De Lijn duidelijk?
Ruben: “Aan de hand van online infosessies stelden we het nieuwe contract voor aan de business. Tijdens deze infosessies gaven we informatie over de contractafspraken, inhoud en mogelijkheden, maar ook de werkwijze van het nieuwe aankoopproces en de voorstelling van de catalogus en manier van opzoeken. Bij de lancering van een nieuwe klantenrelatie duiken mogelijks praktische opstartproblemen op, of zaken die bijsturing vragen. Dankzij de open communicatie tussen De Lijn en Cebeo voorzien we om op korte termijn op kruissnelheid te geraken.”
.jpg "online infosessies stelden we het nieuwe contract voor aan de business")
REACTIE CEBEO:
Michel Van den bossche (Business Support Key Accounts & Large Projects) en Patrick Delbaere (Directeur Key Accounts & Large Projects) zijn trots partner te mogen zijn voor een instelling die garant staat voor mobiliteit en actieve CO2-verlaging. Michel: “Als elektrogroothandel voorzien wij namelijk niet alleen producten, maar bieden wij ook diensten en oplossingen voor actieve energieverlaging en -transitie aan.”
“Een eigen IT-systeem voor orders en facturen? Integreer het met onze e-business!
“Time is money.” Een eeuwenoude uitspraak die anno 2020 nog steeds klopt als een bus, en tevens onze uitgangspositie om jouw bestellingen bij Cebeo te optimaliseren. De dagelijkse activiteit van orders plaatsen en facturen goedkeuren kan namelijk een pak sneller en efficiënter door jouw IT-bestelsysteem te laten spreken met ons e-commerce platform. Dit gebeurt op verschillende niveaus: van artikelinformatie opzoeken, over het plaatsen van de bestelling tot het goedkeuren van de facturatie. Onze e-Business Manager Freddy Spanhove loodst je door het proces.
Dynamische artikelinformatie
Wanneer je artikels bestelt, wil je uiteraard op elk moment de correcte technische informatie, nettoprijs en voorraad raadplegen. Aangezien wij ons aanbod dagelijks uitbreiden, is dit verre van een statische productenlijst. Voor elk type klant bieden wij de mogelijkheid om dit complexe proces vlot te laten verlopen. Freddy geeft een woordje uitleg: “Dankzij Cebeo Export kun je als klant periodiek een artikelbestand laten aanmaken met nettoprijzen en andere productinformatie. Het systeem laat toe om hier zelf filters voor te bepalen, bijvoorbeeld uitgaande van historiek van voorgaande bestellingen of op basis van stockartikelen. Dit bestand kan je vervolgens opladen in je eigen IT-systeem. Daarnaast bieden we webservices aan, waarmee we een integratie tussen ons en jouw systeem kunnen opzetten. Dynamische informatie opvragen wordt hierdoor kinderspel.”
.jpg "e-business integration schema")
.jpg "Mogelijke flow e-integratie")
Via de gebruiksvriendelijke punch-out techniek gaan we zelfs nog een stapje verder. Deze technologie bespaart je als klant onderhoud aan lokale artikelbestanden. Hoe? Freddy: “Het grootste gedeelte van de bestelling gebeurt in je eigen IT-omgeving. Enkel voor het opzoeken van de artikelen kom je in onze e-shop terecht. Zie ons platform als een externe catalogus, die je als dusdanig niet zelf hoeft te beheren.”
Onze e-shop catalogus bevat meer dan anderhalf miljoen artikelen. In sommige gevallen kan het gewenst zijn om deze catalogus te beperken tot de specifieke noden van jouw bedrijf. Kijk maar naar ons contract met Vlaamse Vervoermaatschappij De Lijn bijvoorbeeld, waarin op hun vraag enkel ons tooling-aanbod wordt opgenomen.
De Cebeo e-shop is SAP OCI compliant volgens de SAP OCI standaard. Daarnaast bestaat een cXML Punch-out interface, die onder andere gebruikt wordt door Oracle en Ariba e-procurement systemen. Werk jij met een ander systeem? “Laat ons dan samen uitzoeken wat de beste oplossing kan zijn. We beschikken over een aantal tools en een zekere flexibiliteit om ons, indien mogelijk, aan te passen op maat van de klant”, weet Freddy.
Snelle, foutloze verwerking van bestellingen
Freddy: “XML en EDI zijn de standaarden die wij hanteren voor het ontvangen van elektronische bestellingen. Het elektronisch doorsturen van bestellingen levert tal van voordelen op. Doordat een medewerker de bestelling niet handmatig hoeft in te voeren, bespaar je tijd en beperk je tevens het risico op fouten tot een minimum. Ook de verwerking door ons systeem gebeurt op deze manier sneller en foutloos.”
“De eigen bestelreferenties kunnen we opslaan en met een bestelconfirmatie of factuur terugsturen. Zo kan jouw systeem processen aansturen voor een optimale automatische verwerking van leveringsbonnen en facturen. Als alles klopt, van order over leveringsbon tot factuur, kan een automatische inboeking plaatsvinden. Three-way matching dus. Opnieuw een methode om tijd en geld te besparen”, aldus Freddy.
Elektronische bestelbevestiging en leveringsbon
Elektronische bestelbevestigingen en leveringsbons zijn een waardevolle bron van informatie. Ze bieden inzicht in de bestelde producten, alsook wanneer je de goederen mag verwachten, rekening houdend met levertermijnen en eventuele backorders. Freddy verklaart: “De bestelbevestiging sturen we kort na ontvangst van de bestelling door: in HTML- of PDF-formaat (leesbaar voor de eindgebruiker), of in XML of DBF (leesbaar en verwerkbaar door computersystemen). Via FTP of HTTP versturen we het van systeem naar systeem. Zo kan je de orderstatus in je eigen systeem (laten) aanpassen en is de informatie voor elke gebruiker up-to-date.”
Elektronische facturatie
Tot slot kunnen dankzij system 2 system integratie ook de facturen elektronisch verstuurd worden. Hoe? “Dit gebeurt via Peppol – de Europese standaard voor elektronische facturen – of eventueel een ander kanaal. Beschik je over een gateway tussen de facturatie en je boekhoudingssysteem? Dan ontvang je de facturen rechtstreeks in je boekhoudingssysteem In veel gevallen gebeurt dit via CODABOX. En zo bespaar je nogmaals tijd en extra kosten, in deze laatste stap van het proces”, besluit Freddy.
Eén adres: Freddy.Spanhove@cebeo.be
Meer informatie vind je op onze website: https://b2b.cebeo.be